Nie ubywa zapytań ofertowych dotyczących pomocy w sytuacji zaistniałej na skutek błędów dotychczasowych konsultantów. Jednocześnie stale dostajemy propozycje obsługi lokalizacji w bardzo nieefektywnym i kosztownym modelu, niejednokrotnie autorsko zaprojektowanym przez inwestora. Wreszcie trafiają do naszego zaopiniowania prawomocne decyzje środowiskowe wątpliwej jakości. Część z nich bezpodstawnie ogranicza istotnie rentowność planowanej inwestycji lub mocno utrudnia realizację projektu. Te najbardziej wadliwe, uchwalone z rażącym naruszeniem prawa mogą nawet zostać uchylone.
Powszechność powyższych przykładów i istota problemów skłania do zbudowania zbioru zasad, którymi powinni kierować się Inwestorzy, Project Manager’owie i osoby odpowiedzialne za relacje z podwykonawcami. Nasze doświadczenia oraz problemy jakie napotkali zaprzyjaźnieni Kontrahenci zebrałem w 10 przykazań, którymi powinien kierować się inwestor.
1. Nie będziesz kierował się wyłącznym kryterium ceny
Powszechnie wiadomo, że najtańsze nie znaczy najlepsze i że „chytry płaci dwa razy”. Oczekiwanie najniższej ceny każdorazowo będzie wpływać na jakość oferowanego produktu co finalnie może wpłynąć na nieskuteczność przeprowadzonych analiz i wykonanych opracowań. W przypadku długotrwałych i kosztownych projektów wiatrowych nauka tej reguły może być szczególnie bolesna. Kilkukrotnie byliśmy świadkami nerwów inwestora stojącego w obliczu konieczności przeprowadzenia ponownego monitoringu ornitologicznego ponieważ np. pierwotnie zaprojektowany kształt prac terenowych okazał się na etapie uzgodnień wadliwy i nieuzasadniony.
2. Rozmawiaj, warto rozmawiać
Nigdy nie zapominaj o dialogu z lokalną społecznością, z władzami samorządowymi i organami opiniującymi. Jasno określ podział obowiązków w tym obszarze z zatrudnianą firmą doradczą. Oparta na szacunku i zrozumieniu komunikacja powinna być podjęta jak najwcześniej. Jak pokazują doświadczenia im więcej czasu poświęcisz na konstruktywny dialog tym lepiej. Słuchaj zainteresowanych, szczególnie oponentów. Staraj się zrozumieć ich interes i obawy rzetelnie informując o planowanym projekcie.
3. Pamiętaj, rzetelność i profesjonalizm, nie znajomości
Powszechne w branży są pytania o doświadczenia i relacje z konkretnymi Organami lub Urzędnikami. Uczulamy rozwijających inwestycyjne projekty budowlane na tego typu podejście. Znajomość X z Y nie kwestionuje umiejętności i poprawności sporządzonej dokumentacji tego pierwszego. Więcej, relacja ta nie musi wpływać na stronniczość i przychylność oceny tego drugiego. Niepokojąca i niebezpieczna jednak jest studencka koleżeńskość i relacje rodzinne reklamowane jako wyznacznik konkurencyjności. Z całą pewnością zrozumienie oczekiwań przedstawiciela administracji jest cenne, natomiast co jeśli w między czasie nastąpi rotacja na stanowisku obsadzonym zaprzyjaźnionym urzędnikiem? Sporządzona dokumentacja powinna być skuteczna anonimowo, bez względu na to na czyje biurko trafi.
4. Uważaj na oszustów
Lokalni przyrodnicy mogą dać wymierną korzyść w postaci oszczędności paliwa podczas częstych wyjazdów na kontrole terenowe. Trzeba sobie jednak zadać pytanie czy jest to korzyść bilansująca szereg jednoczesnych ryzyk. Niejednokrotnie inwestorzy samodzielnie angażują lokalnych, tanich, rzekomo sprawdzonych monitoringowców. Słyszeliśmy o zniknięciach w połowie pracy, unikaniu kontaktu lub o wnioskach po rocznej inwentaryzacji, mówiących, że analizowana lokalizacja wyklucza możliwość rozwoju projektu wiatrowego o czym samodzielnie informowali organy opiniujące. Wreszcie byliśmy świadkami dramatycznych historii o problemach wykonawców skutkujących niemałymi niedogodnościami dla inwestora (uzależnienia, trudności finansowe czy problemy osobiste skutkujące porzuceniem podjętych zobowiązań). Sektor wiatrowy jest już na tyle rozwiniętą branżą, że bez problemu można znaleźć doświadczonych wykonawców z szeregiem referencji potwierdzających skuteczność i solidność. To powinno być fundamentem w wyborze partnera biznesowego a nie znajomość fauny danego terenu przez tubylca.
5. Stawiaj na zgrane zespoły
Konsulting środowiskowy to dyscyplina zespołowa. Za wartością i skutecznością zespołu zawsze stoi jego zrozumienie, zgranie i wspólne doświadczenia. Stawiaj na zespoły mające na koncie wspólne sukcesy i trudne projekty. Równie skuteczna jak czołowa spółka może być grupa samodzielnych freelancer’ów działających razem przy dużych projektach od lat. Wystrzegaj się jednak angażowania pojedynczych, nieznających się wzajemnie specjalistów. Taki model, jak wiemy z doświadczenia zaprzyjaźnionych inwestorów, skutkować może problemami komunikacyjnymi i nieodpowiednim przepływem koniecznych do wymiany danych. Zgrane zespoły powinny mieć wypracowane standardy i procedury dające klientowi bezpieczeństwo i komfort przy wielomiesięcznej współpracy.
6. Zrewiduj kwalifikacje i kompetencje doradców
Oczekuj udostępnienia danych osobowych oferowanych współpracowników oraz podwykonawców. Upewnij się czy zaangażowanie utytułowanego naukowca jest tożsame z jego aktywnością terenową czy pracuje on w oparciu o swoich studentów. Jeśli korzysta z podwykonawców miej pewność jasnego podziału obowiązków i odpowiedzialności. Zatrudniając doradców miej pewność ich znajomości technologii i specyfiki branży. Unikniesz tym samym trudnych negocjacji ostatecznego kształtu ich opracowania i wykluczysz nieakceptowalne z ekonomicznego i technicznego punktu widzenia rekomendacje. Zrewiduj czy analityk przestrzenny w firmie doradczej pracuje w oparciu o technologię zgodną z rozwiązaniami stosowanymi w Twojej korporacji. Standaryzacja ułatwi wymianę danych i usprawni komunikację, szczególnie w razie korekty pierwotnego layout’u. Wreszcie sprawdź czy proponowany radca prawny znający prawo ochrony środowiska ma doświadczenia w obszarze postępowań administracyjnych i zna uwarunkowania branży. Jeśli oczekiwany jest dialog w języku obcym upewnij się czy odpowiedzialni ze komunikację po stronie wykonawcy specjaliści spełniają wymagania.
7. Podziel prawa i obowiązki
Outsourcing środowiskowy daje szereg korzyści. Dobrze zaprojektowana i wdrożona współpraca z doświadczonym doradcą istotnie odciążą z wielu obowiązków. Pamiętaj, żeby jasno omówić podział obowiązków i kompetencji. Zapytaj wprost czego oczekuje i jak możesz pomóc angażowanej firmie zrealizować pomyślnie powierzany temat. Czytelne warunki współpracy powinny być nie tylko zawarte w umowie ale również szeroko omówione podczas startu kooperacji. O poczynionych ustaleniach powinni wiedzieć wszyscy zaangażowani w projekt po obydwóch stronach. Dopilnuj tego staranie.
8. Kontroluj, „strzeżonego Pan Bóg strzeże”
Bezpieczeństwo przy projekcie inwestycyjnym może być rozumiane wielopłaszczyznowo. Domagaj się każdorazowo szerokich wyjaśnień i potwierdzenia stosowanych przez wykonawcę zabezpieczeń. Sprawdzaj czy dostęp do powierzonych przez Ciebie informacji wrażliwych jest zgodny z Twoimi standardami korporacyjnymi. Upewnij się czy nie ma ryzyka utraty danych i materiałów dotychczas zebranych. Oczekuj regularnego raportowania postępu wykonanych prac i bądź w stałym kontakcie z odpowiedzialnym za komunikację konsultantem. Omów wszelakie scenariusze, w tym pesymistyczne. Zrewiduj ubezpieczenie lub inne możliwe formy zabezpieczenia kontraktu. W razie wątpliwości pytaj i wymagaj.
9. Pamiętaj, umowa umową a ryzyko zawsze jest po Twojej stronie
Coraz częściej w obliczu wielu negatywnych doświadczeń branży klienci próbują cedować ryzyko i przesuwać środek ciężkości odpowiedzialności na wykonawcę. Nie jest to złe z definicji i powinno być akceptowane przez renomowanych wykonawców odpowiedzialnych za kompleksową obsługę procedury, aż do uzyskania decyzji środowiskowej. W różnych formach może to być skutecznym systemem motywacyjnym i narzędziem wspomagającym kontrole. Niemniej jednak zawsze zleceniodawca pamiętać musi, że finalnie ryzyko w całości spoczywa po jego stronie. Bez względu na kary i inne obostrzenia wynikające z umowy z wykonawcą każdorazowo inwestor odpowiada za procedurę. Należy mieć świadomość, że utracone korzyści w przypadku upadku projektu staną się bezcenne i nigdy nie zostaną zrekompensowane. Dlatego ponadprzeciętną wagę stanowi dobór doświadczonego, zaufanego partnera i zbudowanie odpowiednich z nim relacji.
10. Dobrego doradcę poznasz po tym jak kończy
Wiadomym jest, że sukcesem i pożądanym finałem, czasami nawet dwuletniej współpracy, jest satysfakcjonująca decyzja środowiskowa. Czasami jednak ze względów urbanistycznych, własnościowych, społecznych czy strategicznych barier środowiskowych konieczne jest odstąpienie od realizacji projektu. Omów z doradcą taki scenariusz i zawrzyj w umowie warunki wcześniejszego wyjścia ze współpracy.